Política de tratamiento de datos personales

Datos del responsable del tratamiento de datos personales

• Razón social: G7Fintech S.A.S. (Responsable del Tratamiento de los Datos)
• NIT: 900.646.472-0
• Dirección: Cra 43A No. 1-50, Piso 6, Oficina 617, San Fernando Plaza, Torre 1, Edificio Protección, Medellín, Antioquia, Colombia, CP 050021
• Correo: admin@g7fintech.com
• Teléfono: 300 889 2888

La presente política fue aprobada y autorizada por el representante legal de G7Fintech S.A.S., actualiza y reemplaza las versiones previas adoptadas bajo la razón social G7BSCORP.COM S.A.S.

Trataremos sus datos personales sólo durante el tiempo necesario para cumplir con los tratamientos y finalidades autorizadas; no obstante, conservaremos datos personales cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

¿Qué datos recolectamos?

Los datos que recopilamos pueden incluir, sin limitarse a: nombres y apellidos, tipo y número de identificación, género, correo electrónico, dirección, teléfono fijo y/o celular, fecha de nacimiento, edad, fecha de expedición del documento de identidad, copia de cédula de ciudadanía o RUT, imágenes (fotos), datos biométricos (selfie / liveness) cuando aplique, información compartida a través de redes sociales o mensajería instantánea, y datos de navegación (dirección IP, información del navegador y del dispositivo, localización). Si ejerce alguno de sus derechos en virtud de la Ley 1581 de 2012, conservaremos un registro de la solicitud y de nuestra respuesta.

Sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, consultados, procesados, reportados, suprimidos, actualizados, anonimizados, disociados, transmitidos y/o transferidos a terceros o entidades vinculadas, dentro y/o fuera de Colombia, para cumplir con las siguientes finalidades:

Usuarios / Clientes de G7PAGOS.COM

• Gestionar contractualmente el registro, validación de identidad y prestación de los servicios de pagos y dispersión.
• Ejecutar procesos de KYC/KYB, prevención de fraude y screening en listas restrictivas (OFAC, ONU, Unión Europea y listas vinculantes nacionales).
• Adelantar actividades de facturación, cobro, conciliación y aclaraciones.
• Enviar confirmaciones, notificaciones operativas y comunicaciones comerciales por correo electrónico, SMS, redes sociales o mensajería instantánea.
• Facilitar la conversión, settlement y dispersión de fondos a través de entidades vinculadas y aliados habilitados (G7 Business Solutions Corp., G7 Commerce S.A.S., Binance, Global66).
• Realizar consultas orientadas a identificar y mitigar riesgos de lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva (SAGRILAFT).
• Atender requerimientos legales, regulatorios o judiciales, incluyendo reportes a la UIAF a través del sistema SIREL cuando corresponda.

Aspirantes a una vacante en G7Fintech S.A.S.

• Gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación.
• Aplicar pruebas de conocimiento, psicotécnicas, médicas y demás necesarias para el proceso de selección.
• Contrastar los datos con referencias laborales y personales aportadas.
• Conservar los datos para eventuales procesos de selección futuros.
• Enviar comunicaciones sobre el proceso de selección y nuevas oportunidades de empleo.

Empleados de G7Fintech S.A.S.

• Gestionar los procesos internos de vinculación y desvinculación laboral.
• Vincular al Sistema de Seguridad Social en salud, pensiones, riesgos laborales y caja de compensación.
• Cumplir con el proceso de nómina y beneficios legales y extralegales.
• Asignar permisos físicos y lógicos dentro de las instalaciones y sistemas de la compañía.
• Incorporar datos personales relacionados con la actividad laboral en los archivos históricos de la compañía.

Proveedores y contratistas

• Gestionar contractualmente la adquisición de bienes y servicios.
• Gestionar administrativamente la facturación, cobros y pagos.
• Cumplir con las normas del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, cuando aplique.
• Realizar consultas de identificación y mitigación de riesgos SAGRILAFT.

Accionistas

• Gestionar los procesos de vinculación y desvinculación de accionistas.
• Ejecutar la relación societaria y el derecho de inspección.
• Enviar convocatorias y actas de asambleas ordinarias y extraordinarias.
• Expedir los títulos accionarios y llevar el libro de registro de accionistas.
• Reportar información de beneficiarios finales conforme al Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades (SAGRILAFT).

Videovigilancia

Captura de imagen y video mediante cámaras análogas, digitales, IP o circuitos cerrados de televisión (CCTV), con el fin de brindar seguridad a los bienes y personas dentro de las instalaciones físicas de la compañía.

El Líder del Departamento Jurídico y de Cumplimiento de G7Fintech S.A.S. actúa como Oficial de Protección de Datos Personales, encargado de tramitar las consultas, peticiones y reclamos de habeas data.

Principios generales y postulados

G7Fintech S.A.S. garantiza la protección de derechos como el habeas data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la imagen. Todas las actuaciones se rigen por los principios de buena fe, legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad informática y confidencialidad.

Marco legal

• Constitución Política de Colombia, artículo 15.
• Ley 1266 de 2008.
• Ley 1581 de 2012 (LEPDP).
• Decreto 1074 de 2015.
• Circular Externa 100-000016 de la Superintendencia de Sociedades (SAGRILAFT).
• Ley 526 de 1999 y Ley 1121 de 2006, sobre reportes y listas vinculantes en Colombia.

Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principios específicos

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a las disposiciones vigentes en la materia.
• Libertad: el tratamiento solo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Finalidad: el tratamiento estará subordinado a una finalidad legítima informada al titular.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: se garantiza el derecho del titular a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: los datos personales no estarán disponibles en internet u otros medios masivos salvo acceso técnicamente controlado.
• Seguridad: los datos serán protegidos mediante medidas tecnológicas, protocolos y medidas administrativas necesarias.
• Confidencialidad: quienes administren o tengan acceso a las bases de datos se comprometen a mantener confidencialidad, incluso después de finalizada su relación con la compañía.

Autorización del titular

Salvo las excepciones previstas en la ley, el tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior (documento físico, electrónico, clic o doble clic en el sitio web o en la App).

Casos en que no se requiere autorización

• Información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Datos sensibles

G7Fintech S.A.S. tratará datos sensibles o especialmente protegidos (como datos biométricos) únicamente cuando el titular haya otorgado su autorización explícita, cuando sea necesario para salvaguardar su interés vital, cuando el tratamiento se refiera al ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, o cuando tenga una finalidad histórica, estadística o científica con las salvaguardas de anonimización correspondientes.

Se informará siempre al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, cuáles datos tienen ese carácter, la finalidad del tratamiento, y se obtendrá su consentimiento expreso de forma previa.

Deberes de G7Fintech S.A.S. como responsable del tratamiento

• Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
• Garantizar que la información suministrada al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta y actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicarlo al encargado del tratamiento.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares.
• Informar a la autoridad de protección de datos ante violaciones a los códigos de seguridad.

Aviso de privacidad

El Aviso de Privacidad es el documento mediante el cual se informa al titular la existencia de las políticas de tratamiento de información, la forma de acceder a ellas y las características del tratamiento que se pretende dar a sus datos personales. Debe contener, como mínimo: (a) nombre y datos de contacto del responsable; (b) el tratamiento y su finalidad; (c) los derechos del titular; y (d) los mecanismos para conocer la política de tratamiento y sus cambios sustanciales.

Derechos de los titulares de la información

• Conocer, rectificar y actualizar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, conforme al artículo 10 de la LEPDP.
• Recibir información sobre el uso dado a sus datos personales.
• Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio y presentar quejas.
• Modificar, revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato en los casos legalmente admisibles.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento, dentro de los límites del Decreto 1074 de 2015.

Procedimiento de consulta y reclamo

Consultas

Los titulares podrán consultar su información personal en nuestras bases de datos y archivos. Las consultas serán tramitadas en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no es posible atenderlas dentro del plazo, se informará al interesado las razones antes del vencimiento, con una prórroga máxima de cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

Los titulares pueden presentar reclamos si consideran que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o si detectan incumplimiento de deberes en la normativa de protección de datos. Si el reclamo está incompleto, se otorgará un plazo de cinco (5) días hábiles para subsanar las fallas; transcurridos dos (2) meses sin respuesta del titular, se entenderá desistido. El plazo máximo para resolver el reclamo es de quince (15) días hábiles desde su recepción, prorrogable hasta ocho (8) días hábiles adicionales cuando sea necesario.

Canales de atención dispuestos para el titular

• Correo electrónico: admin@g7fintech.com
• Correo de servicio y PQRS: info@g7fintech.com
• Teléfono: +57 300 889 2888
• Dirección física: Cra 43A No. 1-50, Piso 6, Oficina 617, San Fernando Plaza, Torre 1, Edificio Protección, Medellín, Antioquia, Colombia, CP 050021

Transferencia y transmisión internacional de datos

Dependiendo de la naturaleza de la relación que el titular tenga con G7Fintech S.A.S., sus datos podrán ser transferidos o transmitidos al exterior, sujeto a los requerimientos legales y contractuales aplicables. Los datos podrán circular entre Colombia, Estados Unidos y otras jurisdicciones en la medida necesaria para la prestación del servicio, incluyendo con G7 Business Solutions Corp. (recepción puente de pagos en USD), G7 Commerce S.A.S. (operación de wallets), Binance (infraestructura CaaS) y Global66 (conversión y dispersión fiat).

G7Fintech S.A.S. tomará las medidas necesarias para que dichos terceros conozcan y se comprometan a observar esta política, garantizando que la información personal recibida se utilice únicamente para los fines directamente relacionados con la relación con G7Fintech S.A.S.

Adicionalmente, la información podrá ser compartida con autoridades gubernamentales o judiciales, incluyendo la UIAF (mediante el sistema SIREL) y, cuando corresponda, con FinCEN en Estados Unidos, para el cumplimiento de leyes aplicables, procesos jurídicos o requerimientos de las autoridades competentes.

Función de protección de datos personales al interior de G7Fintech S.A.S.

G7Fintech S.A.S. actuará como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, y el Líder Jurídico y de Cumplimiento actuará como encargado de recibir, procesar y canalizar las solicitudes de los titulares, dando trámite a los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria en los términos y plazos establecidos por la normativa vigente.

Vigencia

Trataremos los datos personales solo durante el tiempo necesario para cumplir con los tratamientos y finalidades autorizadas, salvo que deban conservarse para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. La presente política actualiza y reemplaza los manuales o reglamentos previamente adoptados bajo la razón social G7BSCORP.COM S.A.S., y estará vigente hasta tanto sea modificada o actualizada.